隨著計(jì)算機(jī)、寬帶上網(wǎng)的迅速普及,網(wǎng)絡(luò)辦公、無紙化辦公日益流行,電腦和互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為單位、企業(yè)工作中不可缺少、便捷高效的工具。然而隨著上網(wǎng)行為在工作環(huán)境的日益普及,也給管理者帶來一個(gè)大難題:在享受著電腦辦公和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)帶來的速度和效率的同時(shí),員工非工作上網(wǎng)現(xiàn)象越來越突出,企業(yè)普遍存在著電腦和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)濫用的嚴(yán)重問題。
濫用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)
很多員工會(huì)在辦公時(shí)間內(nèi)瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站、進(jìn)行IM/P2P軟件使用、流媒體觀看或玩游戲、以及其它非工作用途的計(jì)算機(jī)應(yīng)用,如娛樂、新聞、IM聊天、游戲、P2P等。
目前概括員工的非工作上網(wǎng)行為,可分為四大類:
一是獲取與工作無關(guān)的資訊活動(dòng),如瀏覽新聞、看小說、看圖片、收看收聽視頻和音頻等;
二是從互聯(lián)網(wǎng)下載與工作內(nèi)容無關(guān)的數(shù)據(jù),如音樂、電影、程序及其他資料等;
三是從事獲取個(gè)人收益的活動(dòng),如網(wǎng)上購物、炒股、兼職、發(fā)布廣告等;
四是進(jìn)行虛擬世界的溝通活動(dòng),如上網(wǎng)聊天、BBS論壇、撰寫博客、收發(fā)私人郵件等。
有部分員工并不喜歡上網(wǎng)聊天,對網(wǎng)絡(luò)游戲也毫無興趣,更不會(huì)進(jìn)入**網(wǎng)站等,但是他們還是有“沉溺網(wǎng)絡(luò)”的問題。這些員工可能在心理上已經(jīng)形成“過分依賴網(wǎng)絡(luò)”癥狀;或求知上進(jìn)欲過于強(qiáng)烈,利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)尋找一切;或主要精力用在工作,人際交往能力欠缺,遇阻礙與困惑時(shí)只想到在網(wǎng)絡(luò)上尋找答案;或有獨(dú)處傾向,與“網(wǎng)”為友。這些“網(wǎng)癡”將網(wǎng)絡(luò)世界當(dāng)成現(xiàn)實(shí)生活,易出現(xiàn)孤獨(dú)不安、情緒低落、思維遲鈍、創(chuàng)造性降低等癥狀,嚴(yán)重者甚至有自殺意念,這些都是值得單位、企業(yè)關(guān)注的問題。
由此可見,員工上網(wǎng)行為與心理問題繁雜多樣,不得不令單位、企業(yè)多懸一份心。
損失驚人
員工非工作上網(wǎng)行為,對網(wǎng)絡(luò)的濫用會(huì)給單位企業(yè)帶來成本的增加、效益的流失,甚至引來災(zāi)難性的后果。據(jù)中科院一項(xiàng)調(diào)查顯示:如果一個(gè)員工的月薪是4000元,每天工作時(shí)間為8小時(shí),而他(她)每天若拿出1小時(shí)的時(shí)間進(jìn)行聊天、網(wǎng)購、炒股等“網(wǎng)事”,那這個(gè)員工每月就將給企業(yè)帶來500元【4000×(1/8)】的損失,每年就是6000元【500×12】;而對于員工在500人左右的企業(yè),一整年中因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)濫用而帶來的無端成本增加、效益流失將高達(dá)300萬元!細(xì)算,損失驚人。
其實(shí),上述這些只是看得到的成本,并不包括非工作上網(wǎng)行為所帶來的無形效益損失成本,如造成管理效率的下降、訂單流失、意外事件的發(fā)生,以及對團(tuán)隊(duì)精神造成的不良影響,如紀(jì)律松散、組織效率低下、文化蕭條等。
另外,員工工作時(shí)間濫用網(wǎng)絡(luò)行為不但會(huì)造成帶寬緊張,影響到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營,也可能隨之給單位企業(yè)帶來嚴(yán)重的信息網(wǎng)絡(luò)安全穩(wěn)患,如受到病毒、黑客攻擊,導(dǎo)致內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)癱瘓,甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)文件損壞、機(jī)密丟失和泄露;如果員工在公共網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布對單位和領(lǐng)導(dǎo)不利的言論、甚至反動(dòng)的言論,有可能把單位拖入法津困境。這些將使企業(yè)面臨預(yù)想不到的重大經(jīng)濟(jì)損失和嚴(yán)重法律風(fēng)險(xiǎn)。
應(yīng)對之策
對于現(xiàn)代企業(yè)而言,網(wǎng)絡(luò)無疑是一把棘手的雙刃劍。如何改變員工沉迷網(wǎng)絡(luò)、濫用網(wǎng)絡(luò)的局面,如何對員工上網(wǎng)行為進(jìn)行有效的管理和控制,都是新時(shí)代里我們面對的新問題。
對策一:設(shè)置專門上網(wǎng)的電腦
對于大部分員工工作不需要上網(wǎng)的單位、企業(yè)來說,可以人性化管理為本,設(shè)置若干可以上網(wǎng)的公共電腦,以給有時(shí)有要事急需上網(wǎng)的員工使用,同時(shí)限定上網(wǎng)的時(shí)間、時(shí)段。這些電腦應(yīng)裝有防木馬、防病毒軟件,保護(hù)整個(gè)局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全。員工在上網(wǎng)時(shí),最好有網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行監(jiān)督,或者設(shè)置網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控管理軟件。
對策二:合理安排上網(wǎng)時(shí)間
單位、企業(yè)可制定網(wǎng)絡(luò)使用作息時(shí)間,將上網(wǎng)時(shí)段分為上班和下班兩個(gè)時(shí)段,將互聯(lián)網(wǎng)資源分時(shí)間開放。在上班時(shí)間內(nèi),根據(jù)不同的部門只開放工作允許的網(wǎng)絡(luò)資源,在關(guān)鍵的網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)高峰時(shí)段,則限制部分員工上網(wǎng)或禁止使用某些網(wǎng)絡(luò);下班時(shí)間內(nèi),給員工1~2小時(shí)上網(wǎng)時(shí)間,讓員工在緊張的工作之余舒緩、調(diào)解一下緊繃的神經(jīng),保持員工活力。
對策三:因人而設(shè)上網(wǎng)權(quán)限
為防止網(wǎng)絡(luò)濫用、保護(hù)企業(yè)機(jī)密,單位、企業(yè)應(yīng)因人而異制定相關(guān)條例,對不同崗位設(shè)置不同權(quán)限。如市場部人員只允許通過公司郵件服務(wù)器收發(fā)Email,所有郵件內(nèi)容和附件要被記錄;商務(wù)部門允許在任何時(shí)段上QQ、MSN,并收發(fā)Email,但所有日志及內(nèi)容將被記錄;研發(fā)人員允許上技術(shù)網(wǎng)站,并禁止使用QQ、MSN;部門經(jīng)理以上中層干部,則允許擁有所有權(quán)限。
對策四:應(yīng)用上網(wǎng)行為管理系統(tǒng)適度管控
如果想對員工上網(wǎng)行為進(jìn)行有效的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和管理,則必須借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)行為管理系統(tǒng)軟件【網(wǎng)管軟件】和設(shè)備,保持一定的心理威懾。目前這類管理系統(tǒng)不少,主要是安裝在服務(wù)器端或是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出口處,對整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的各種活動(dòng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控,主要包括email、上傳下載、網(wǎng)頁瀏覽、QQ/MSN即時(shí)通信、網(wǎng)絡(luò)游戲、P2P行為、流媒體軟件等,以規(guī)范普通員工、管理人員、公司領(lǐng)導(dǎo)等的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限。(可參考目前最專業(yè)全面的:ANYVIEW(網(wǎng)絡(luò)警)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件)
對策五:制定規(guī)范有效的上網(wǎng)管理制度
行為規(guī)范制度建設(shè)的滯后,是員工沉迷網(wǎng)絡(luò)的重要原因。面對日益泛濫的員工非工作上網(wǎng)行為,從制度上制定條例和從執(zhí)行上進(jìn)行控制都是必要的。應(yīng)對員工非工作上網(wǎng)行為的性質(zhì)、類型、嚴(yán)重程度、獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確的界定,制定管理?xiàng)l例,做到有章可依、有令可處,并加以宣傳教育,從思想意識(shí)上規(guī)范員工上網(wǎng)行為,從制度上有效地減少員工非工作上網(wǎng)行為。
日本本田公司為了應(yīng)對員工沉迷網(wǎng)事,制定了明確條文,并事前公開告知,白紙黑字發(fā)出明文訪問規(guī)定,如網(wǎng)上該做什么、不該做什么,如不可瀏覽圖片、看小說,不可上網(wǎng)私事聊天、玩游戲、網(wǎng)上交易、上BBS等,讓員工有心理準(zhǔn)備,從而避免進(jìn)一步激化勞工矛盾。
對策六:上網(wǎng)行為列入員工績效考核
當(dāng)個(gè)別員工沉迷于網(wǎng)絡(luò)實(shí)在難于自拔時(shí),就須作出相應(yīng)的處罰??山柚W(wǎng)絡(luò)上網(wǎng)行為管理系統(tǒng)軟件【網(wǎng)管軟件】中的上網(wǎng)報(bào)表管理模塊功能,對單位、企業(yè)內(nèi)部的上網(wǎng)行為進(jìn)行審計(jì)、分析,以便制定更為合理的上網(wǎng)行為管理辦法。每月對嚴(yán)重濫用網(wǎng)絡(luò)行為、明顯違反公司網(wǎng)絡(luò)制度的個(gè)別員工保留、統(tǒng)計(jì)上網(wǎng)記錄,并列出上網(wǎng)、聊天等前幾名的人員,分析其網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)內(nèi)容,提供給人事部門內(nèi)部進(jìn)行考評。對于嚴(yán)重違反制度者采取指導(dǎo)、教育、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等。
對策七:優(yōu)化激勵(lì)分配體系
員工非工作上網(wǎng)行為中一個(gè)重大的內(nèi)部動(dòng)力就是追求自身利益的最大化,當(dāng)員工認(rèn)為上班的正當(dāng)收益低于社會(huì)平均水平,甚至低于非工作上網(wǎng)所獲得的收益時(shí),非工作上網(wǎng)行為就愈發(fā)嚴(yán)重;反之,則減少。非工作上網(wǎng)行為嚴(yán)重的單位多是效益不佳、分配不公、獎(jiǎng)懲不良的。因此要扭轉(zhuǎn)不良的上網(wǎng)行為,其中一個(gè)重點(diǎn)就是優(yōu)化單位的激勵(lì)分配體系。要從薪酬制定依據(jù)、薪酬水平、獎(jiǎng)金形式等方面進(jìn)行最優(yōu)設(shè)計(jì)、合量分配,體現(xiàn)“按能取酬、多勞多得”的公平向上原則,薪酬多向能力強(qiáng)、表現(xiàn)好、貢獻(xiàn)大的員工傾斜。
對策八:加強(qiáng)單位文化建設(shè)
文化環(huán)境塑造人。在全體一心努力工作的單位、企業(yè)氛圍之下,每位員工在感召之下都會(huì)專心工作,自加壓力減少非工作上網(wǎng)行為;當(dāng)員工融入一個(gè)和諧溫磬的大集體中,就不會(huì)感覺無聊空虛,網(wǎng)聊則成為多余;當(dāng)單位文化開展得有聲有色時(shí),網(wǎng)購、炒股行為自然就會(huì)退避三舍。因此,加強(qiáng)單位、企業(yè)文化建設(shè),舉行形式多樣、喜聞樂見、健康向上的文化娛樂活動(dòng),提高士氣,也是一種低成本減少非工作上網(wǎng)行為的重要“軟管理”招式。
對策九:對崗位進(jìn)行再設(shè)計(jì)
單位、企業(yè)上班時(shí)間過于閑暇,工作密度、強(qiáng)度不大時(shí),員工就會(huì)滋生更多的非工作上網(wǎng)行為,因此就必須對工作流程再優(yōu)化、崗位再設(shè)計(jì),適度加強(qiáng)員工工作強(qiáng)度,提高員工工作責(zé)任心。
對策十:開展心理輔導(dǎo)活動(dòng)
針對一些員工沉迷網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)的心理問題、思想障礙,單位、企業(yè)有必要加強(qiáng)心理輔導(dǎo)、引進(jìn)心理培訓(xùn),將心理學(xué)的理論、方法和技術(shù)應(yīng)用到管理活動(dòng)之中,建立心理交流機(jī)制,以更好解決員工上網(wǎng)的動(dòng)機(jī)、心態(tài)、情商、意志、潛能及心理素質(zhì)等一系列心理問題,處理好員工的消極情緒,調(diào)解適合員工的心態(tài),疏導(dǎo)員工不必要的心量負(fù)擔(dān),讓員工樹立健康心智模式,全身心重新投入到工作中。目前,在世界500強(qiáng)中有80%的企業(yè)為員工提供了心理援助計(jì)劃(EAP)?!巨D(zhuǎn)自bbs.bitsCN.com】